02.57
Indro Agung Handoko
Jebakan Batman implementasi sebuah Sistem (IT)
Beberapa waktu yang lalu saya mengunjungi sebuah bengkel resmi dari salah satu ATPM terkenal di tanah air untuk keperluan service rutin penggantian oli dan penggantian filter oli.
Dari halaman depan bengkel tersebut sudah di sambut oleh bapak security yang menyambut dengan hangat dan mempersilahkan untuk masuk dan menunggu di dalam ruang tunggu. Memasuki ruang tunggu saya disambut dengan sebuah monitor touch screen untuk mengambil nomor antrian. Saya memencet salah satu pilihan dan mulai mencari tempat duduk untuk menunggu. Ruangan tunggu sangat nyaman dan membuat betah orang yang menunggu. Mulailah saya menunggu.... 5 menit .... 15 menit... 30 menit ..... 1 jam..... mulailah saya gelisah.... mengapa nomor saya tidak dipanggil-panggil. Sampai 1 jam 20 menit saya sudah tidak sabar dan langsung ke petugas Customer Care yang menyambut dengan hangat. Saya bertanya ke petugas "Mengapa nomor saya tidak di panggil?"...... jawaban inilah yang mentriger saya menulis di Corner ini.
Sang petugas bertanya "Bapak nomor berapa ?" jawab saya nomor XXX.
"Oh bapak menunggu 2 nomor antrian lagi"... sabar ya pak, sahutnya.
Saya menjawab "Apakah tidak ada cara lain untuk mendaftar untuk pekerjaan ganti oli... " saya SUDAH MENUNGGU lebih dari 1 jam cuma untuk keperluan mendaftar jasa ganti oli... belum menunggu antrian ganti oli dan menunggu proses penggantian oli.
Sahut petugasnya "Kita sudah mempunyai sistem antrian yang canggih pak.... sudah computerized.. semua transparant.... bapak bisa melihat progress dari pekerjaan kami di layar monitor besar yang ada di dinding. Tidak ada yang main belakang dulu duluan... semua urut kedatangan. Sistem sudah teruji dengan baik.... dengan tujuan Pelanggan puas. Bapak bisa juga booking lewat telp untuk menghindari antrian yang panjang....
Inilah yang saya katakan sebuah Jebakan Batman.....
Bayangkan, saya menghabiskan waktu 1 jam 20 menit untuk proses registrasi. Setelah itu menunggu lagi hampir 2 jam (menurut informasi petugasnya) baru kendaraan saya di lakukan proses penggantian oli yang membutuhkan waktu tidak lebih dari 30 menit. Sehingga total waktu yang dibutuhkan untuk proses penggantian oli adalah 3 jam 50 menit / 230 menit.
Kalau menggunakan konsep KAIZEN, bisa dihitung Value Added (VA) activitynya di proses penggantian oli (30 menit) sebesar 13%... sedangkan proses menunggu yang menerupakan Non Added Value (NVA) sebesar 83%.
Inikah yang dimaksud dengan sistem yang Canggih dan Computerized .....????
Inilah yang saya maksud sebuah Jebakan Batman....................
Pada awalnya, Jajaran Pucuk Pimpinan (Plant Manager, Direksi dan bahkan CEO) menganggarkan dana yang sangat besar untuk membangun sebuah sistem IT yang sangat canggih dengan harapan akan meningkatkan kinerja persusahaan. Tetapi mereka seringkali lupa untuk melihat bagaimana hasil implementasinya..... bagaimanakah efek dengan kemajuan perusahaan. Mereka seakan tersihir bahwa dengan implementasi IT.... semua masalah bisa teratasi.
Ironisnya... karyawan operasional... jadi sangat sangat tergantung dengan sistem tersebut mereka lupa dengan keadaan di lapangan. Bagian operasional seakan tersihir bahwa mereka telah bekerja dengan sangat baik karena telah dituntun dengan sistem IT yang canggih dan mahal..... Fokus mereka beralih dari Proses di lapangan ke Computer.
Kalau mengambil contoh kasus antri di penggantian oli tadi, mereka sudah lupa dengan FUNGSI DASAR mereka bekerja di perusahaan tersebut untuk apa? mereka lupa dengan INTI pekerjaan mereka yaitu mengganti oli, mereka lebih berkonsentrasi di bagaimana menghandle antrian customer.
Mereka tidak improve di bagian bagaimana mempercepat proses penggantian oli.... tetapi mereka malah berkonsentrasi bagaimana agar customer bisa nyaman dengan cara yang kurang tepat (ada Wifi, Canteen, full AC, music,dsb)
Oleh karena itu di dalam implementasi KAIZEN sangatlah penting untuk tetap melihat keadaan di lapangan dengan konsep 3-GEN yaitu Gemba (Lapangan) - Gembutsu (Actual thing) dan Genshou (Fenomena yang terjadi).
Apalagi di industri manufacture, 3-GEN ini sangatlah penting. Inilah sebenarnya Streng Point yang harus dimiliki oleh perusahaan manufacture. Semakin tinggi skill 3-GEN nya semakin tinggi pula Manufacturing Skill yang dimiliki oleh suatu perusahaan.
Apakah itu berarti penggunaan IT adalah salah ?.... tidak juga tetapi yang perlu dipahami adalah POLA PIKIR pemakaiannya.
Sistem IT adalah salah satu TOOLS BANTU dalam bekerja...... BUKAN INTI DARI PEKERJAAN.
Sistem IT berguna untuk mempercepat proses pengolahan data... dan berujung ke KECEPATAN Pengambilan Keputusan.
Berikut ini adalah beberapa contoh dari pengalaman saya tentang penggunaan Sistem IT yang berefek negatif.
1. Ada seorang Warehouse Supervisor di perusahaan manufacture yang sampai dapat Surat Peringatan (SP) karena nilai inventorynya sangat kecil secara sistem tetapi di lapangan ditemukan banyak Barang di Warehouse dan beliau tidak dapat membuktikan mengapa hal itu sampai terjadi. Alhasil..... bagian keuangan binggung mengunakan data yang mana? Actual Sistem atau Actual Lapangan......
2. Di suatu departemen Warehouse di sebuah perusahaan sampai meminta PO tambahan ke Supplier (tanpa perlu mengirim barang) karena secara sistem barang masih kurang padahal secara actual barang sudah terkirim. Suplier tidak mau membuat PO tambahan.... karena cacat sistem... akhirnya Death Lock
3. Pernah juga ada yang situasinya terbalik .... ini yang sering terjadi.... Di sistem ada barang tetapi actual barang sudah terpakai.......
4. Seorang Direktur baru beberapa bulan menjabat (kebetulan Exspatriat Jepang) mengatakan.... "I don,t know what happen in this company, in the system we have a lot of money but in the bank we don,t have the money".......^$#^#$^$#@
5. Seorang direktur manufacturing company mengatakan...... "Saya tidak pernah percaya dengan data yang di sampaikan oleh manager saya meskipun itu hasil olahan sistem, Data bisa dibuat.... actualnya bulan lalu biaya reject saya sangat sangat tinggi.
Itulah beberapa comment dari pelaku di industri manufacturing tentang penggunaan suatu sistem / pengolahan data.
Saya sangat setuju sekali dengan ucapan salah seorang Plant Manager di perusahaan Automitive Parts company yang telah selesai melakukan Improvement Development Project dengan saya dan telah dapat meningkatkan Produktifitas sampai dengan 40%. Beliau mengatakan..... "Biarlah anak-anak stabil dulu dengan apa yang terjadi di lapangan... baru saya akan mengimplementasikan sistem IT yang lebih tinggi tingkatannya".
Demikianlah ulasan saya tentang implementasi sistem (IT).
Untuk itu kita harus cermat mengimplementasikan sistem (IT)
IT System Implementation MUST Be Match with Actual (Gemba) condition .... this is STRONG POINT of Manufacturing Company....actualy
Cikarang, Awal Juli 2015
